Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social	ALARCÓN ABOGADOS S.A.S.
NIT	901.480.737-6
Domicilio	Santiago de Cali
Dirección	Carrera 4 # 12-41, oficina 901, Edificio Centro de Seguros Bolívar, Cali, Valle del Cauca
Correo para asuntos de datos personales	coordinacion@alarconabogados.com.co
Teléfono	322 514 8598
Sitio web	alarconabogados.com.co

2. Objeto y alcance

Esta política explica cómo Alarcón Abogados S.A.S. (en adelante, «la firma») recoge, usa, guarda, comparte y suprime los datos personales que trata en el ejercicio de su actividad. Aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de la firma, sea cual sea el medio: físico, digital, correo electrónico, WhatsApp, formularios del sitio web o plataformas en la nube.

La cumplen los socios, los trabajadores, los contratistas y los proveedores que traten datos por cuenta de la firma.

3. Marco normativo

Ley 1581 de 2012; Decreto 1074 de 2015, capítulos 25 y 26 del título 2 de la parte 2 del libro 2 (que compilan el Decreto 1377 de 2013); las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y la Ley 1123 de 2007 en lo relativo al secreto profesional.

4. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible. Por ejemplo, el estado civil, la profesión o la calidad de servidor público, y los datos que constan en documentos públicos y en sentencias en firme que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: el que no es íntimo ni público, y cuyo conocimiento interesa a un grupo de personas. Por ejemplo, los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: el que solo interesa a su titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede causar discriminación. Por ejemplo, los relativos a la salud, la orientación política, la pertenencia a sindicatos, las convicciones religiosas o filosóficas, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, la firma.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable. Por ejemplo, un proveedor de correo o de almacenamiento en la nube.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de la firma.
• Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

5. Principios

La firma trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Lo hace con medidas proporcionales a su tamaño y a la naturaleza de los datos, y las documenta para poder demostrar su cumplimiento (principio de responsabilidad demostrada).

6. Titulares, datos y finalidades

6.1 Clientes y personas que nos consultan

• Datos: identificación y contacto; datos laborales, de seguridad social y económicos (historia laboral, semanas cotizadas, ingresos, afiliaciones, resoluciones); datos de los procesos en que son parte; y, cuando el asunto lo exige, datos sensibles (sección 7).
• Finalidades:
  1. Atender consultas y agendar citas.
  2. Estudiar la viabilidad del asunto y verificar posibles conflictos de interés.
  3. Celebrar y ejecutar el contrato de servicios.
  4. Representar al cliente ante autoridades judiciales, administrativas, disciplinarias, fiscales y electorales, fondos de pensiones, ARL y empresas.
  5. Informarle el estado de su asunto.
  6. Facturar y cobrar.
  7. Atender peticiones, quejas y reclamos.
  8. Enviarle información jurídica y boletines, solo si lo autoriza.
  9. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

6.2 Contrapartes, testigos, peritos y demás terceros de los asuntos

• Datos: los que constan en los expedientes, en fuentes públicas o los que entrega el cliente, en la medida necesaria para el asunto.
• Finalidades: ejercer la defensa o representación del cliente y verificar conflictos de interés. Ver la sección 8.

6.3 Servidores públicos y operadores jurídicos

• Datos: nombre, cargo, entidad y datos de contacto institucional.
• Finalidades: adelantar las actuaciones ante la autoridad, notificar y hacer seguimiento a los asuntos.

6.4 Candidatos a vacantes

• Datos: hoja de vida, formación, experiencia y referencias.
• Finalidades: adelantar el proceso de selección.
• Conservación: las hojas de vida de quienes no son seleccionados se conservan por un año, salvo que el candidato pida antes su supresión.

6.5 Trabajadores, practicantes y contratistas

• Datos: los necesarios para la relación laboral o contractual, incluidos datos de seguridad social y, cuando la ley lo exige, de salud ocupacional.
• Finalidades: ejecutar la relación, pagar la nómina y los honorarios, afiliar al sistema de seguridad social, cumplir el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, y cumplir las demás obligaciones legales.

6.6 Proveedores

• Datos: identificación, contacto, datos tributarios y bancarios.
• Finalidades: contratar, pagar y cumplir obligaciones contables y tributarias.

6.7 Visitantes de la oficina

• Datos: imagen captada por las cámaras de seguridad.
• Finalidades: seguridad de las personas, de los bienes y de la información.
• Conservación: las grabaciones se conservan 30 días, salvo que se necesiten como prueba.
• Aviso: en la entrada de la oficina hay un aviso que informa de la videovigilancia.

6.8 Usuarios del sitio web, de WhatsApp y de los formularios

• Datos: nombre, correo, celular, tipo de asunto, el mensaje que envían y los datos de navegación según el Aviso de privacidad y cookies.
• Finalidades:
  1. Responder la solicitud y agendar la consulta.
  2. Medir y mejorar el funcionamiento del sitio.
  3. Si el usuario lo autoriza, medir campañas de publicidad y enviarle información.

7. Datos sensibles

Por la naturaleza de los asuntos que atiende, la firma puede necesitar datos sensibles. En particular:

• Salud: historias clínicas, dictámenes de pérdida de capacidad laboral e incapacidades, en asuntos de pensiones de invalidez y de sobrevivientes, y de culpa patronal.
• Orientación política: militancia o aspiraciones electorales, en asuntos electorales.
• Afiliación sindical, en asuntos laborales.
• Datos biométricos: firma, huella e imagen en audiencias o reuniones virtuales.

En todos los casos la firma:

1. Le informa que, por tratarse de datos sensibles, usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas sobre ellos.
2. Le dice cuáles datos son sensibles y para qué se usarán, y le pide su autorización explícita.
3. No condiciona ningún servicio a que usted entregue datos sensibles que no sean indispensables para el asunto.
4. Los usa solo para el asunto encomendado, restringe su acceso al personal que lo atiende y les aplica medidas de seguridad reforzadas.

Cuando los datos sensibles son necesarios para reconocer, ejercer o defender un derecho en un proceso judicial, la ley permite tratarlos sin autorización (Ley 1581 de 2012, art. 6, lit. d). Aun así, la firma pide la autorización siempre que es posible.

8. Reglas propias del ejercicio de la abogacía

1. Secreto profesional. Además de esta política, los datos que los clientes confían a la firma están protegidos por el secreto profesional del abogado, que se mantiene aun después de terminado el encargo. Ningún derecho de un titular permite acceder a información amparada por el secreto profesional de otro cliente.
2. Datos de contrapartes y terceros. La firma obtiene estos datos de los expedientes, de fuentes públicas, del cliente o por orden de autoridad, y los usa solo para defender o representar a su cliente. Su supresión no procede mientras sean necesarios para el proceso o exista un deber legal o contractual de conservarlos.
3. Datos de expedientes. Los datos obtenidos de expedientes judiciales, disciplinarios, fiscales o electorales se tratan con la reserva que la ley establezca para cada actuación.
4. Verificación de conflictos de interés. Al terminar un asunto, la firma conserva los datos mínimos del cliente y de las contrapartes (nombre, identificación y asunto) para verificar conflictos de interés en encargos futuros.
5. Conservación de los archivos. El archivo de cada asunto se conserva mientras dure el encargo y, después, por el tiempo necesario para responder por la gestión profesional y cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias, que como mínimo son diez años desde su terminación.

9. Autorización

1. La firma pide su autorización a más tardar en el momento de recoger sus datos. Puede darla por escrito, de forma oral o mediante una conducta inequívoca, como marcar la casilla de autorización de un formulario. El silencio nunca se entiende como autorización.
2. La firma conserva prueba de cada autorización: fecha, medio y texto aceptado.
3. No se requiere autorización para los datos de naturaleza pública, para los datos que pida una autoridad en ejercicio de sus funciones, para casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos, ni para los datos del Registro Civil (Ley 1581 de 2012, art. 10).

10. Encargados, transmisiones y transferencias internacionales

1. Proveedores tecnológicos. La firma se apoya en proveedores que pueden tratar datos por su cuenta. Entre ellos están el correo electrónico y el almacenamiento en la nube (Google Workspace), el alojamiento del sitio web, la mensajería (WhatsApp) y herramientas de inteligencia artificial que apoyan el análisis de documentos y la preparación de escritos. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en países de la Unión Europea.
2. Contratos de transmisión. Con estos proveedores la firma celebra contratos o acepta condiciones de transmisión que los obligan a tratar los datos solo según sus instrucciones, con seguridad y confidencialidad (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2). En lo que proceda, la firma puede usar las cláusulas modelo adoptadas por la Superintendencia de Industria y Comercio en la Circular Externa 003 de 2025.
3. Transferencias. La firma solo transfiere datos a países con un nivel adecuado de protección, según la lista de la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los casos que permite la ley. Entre esos casos: su autorización expresa, la ejecución del contrato con usted, o la defensa de un derecho en un proceso judicial (Ley 1581 de 2012, art. 26).
4. A quién más entregamos datos. La firma entrega datos a autoridades, fondos de pensiones, ARL, aseguradoras y contrapartes cuando es necesario para el asunto encomendado o cuando la ley lo exige.

11. Sus derechos como titular

Usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que dio.
3. Ser informado sobre el uso que la firma les da.
4. Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5. Acceder gratuitamente a sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que esta política cambie de manera sustancial.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la firma.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro.

12. Área responsable

La Gerencia de la firma atiende las consultas y los reclamos sobre datos personales y vela por el cumplimiento de esta política. Correo: coordinacion@alarconabogados.com.co.

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Cómo presentarlos. Escriba a coordinacion@alarconabogados.com.co o radique un escrito en la oficina. Indique su nombre, su número de identificación, lo que solicita y una dirección física o electrónica para responderle.

Consultas (para conocer sus datos o el uso que se les da):

• Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde que se reciben.
• Si no es posible responder en ese plazo, la firma le informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar cinco (5) días hábiles más.

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento):

1. Si el reclamo está incompleto, la firma le pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entiende que desistió.
2. Si la firma no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y le avisa.
3. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, la firma marca el dato con la leyenda «reclamo en trámite».
4. El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, la firma le informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar ocho (8) días hábiles más.

14. Seguridad

La firma aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos. Las herramientas de inteligencia artificial se usan solo en versiones empresariales o con condiciones que impiden usar los datos para entrenar modelos, con acceso restringido y bajo la revisión de un abogado, que responde por el resultado. Otras medidas: acceso restringido por usuario, contraseñas y verificación en dos pasos en sus cuentas, copias de seguridad, archivo físico bajo llave y compromisos de confidencialidad con trabajadores y contratistas.

Si ocurre un incidente que ponga en riesgo los datos de los titulares, la firma lo reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Vigencia

• Esta política rige desde el 19 de octubre de 2026.
• Las bases de datos se conservan mientras sean necesarias para las finalidades descritas y por los plazos de la sección 8.
• Los cambios sustanciales se comunican antes de aplicarlos, por el sitio web o por correo.

Última actualización: 19 de octubre de 2026.